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如何制定項目范圍計劃?

發(fā)布時間:2022/3/8 10:00:00

項目范圍包括項目的最終產(chǎn)品或者服務(wù),以及實現(xiàn)該產(chǎn)品或者服務(wù)所需要執(zhí)行的全部工作。明確規(guī)定項目的范疇,即確定了項目的哪些方面是應(yīng)該做的,哪些是不應(yīng)該做的。也可以說是產(chǎn)生項目產(chǎn)品所包括的所有工作及產(chǎn)生這些產(chǎn)品所用的過程。項目干系人必須在項目要產(chǎn)生什么樣的產(chǎn)品方面達(dá)成共識,也要在如何生產(chǎn)這些產(chǎn)品方面達(dá)成一定的共識。

在今天的市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下,競爭越來越激烈,為了提高競爭能力,滿足市場要求,需要不同企業(yè)或者實體針對不同的需求成立的項目降低成本,明確工作范圍,確立自己的競爭地位,顯得異常關(guān)鍵。

這里有必要對項目范圍的一些操作和實施經(jīng)驗做一些有益的總結(jié)。制定一個高效的范圍計劃或者結(jié)構(gòu),需要以組織文化作為大背景,從領(lǐng)導(dǎo)到基層員工都認(rèn)同或者培養(yǎng)一種文化氛圍,并且高層管理倡導(dǎo)文化的實施,例如學(xué)習(xí)型組織為導(dǎo)向的企業(yè)文化等,從而幫助形成合理有效的項目管理計劃,生成有較強(qiáng)競爭力的項目范圍計劃。

首先要進(jìn)行細(xì)致的分析需要完成產(chǎn)品的范圍,這個過程是非常重要的,往往是影響成本的關(guān)鍵。在對項目干系人,包括銷售人員、客戶、專家進(jìn)行充分的溝通后,充分了解客戶的感受,愿望和具體要求。確定和定義產(chǎn)品和項目范圍,以及分解到各個不同階段或者組成部分都要進(jìn)行確認(rèn)。

其次要參與到WBS分解的各個項目參與者都知道范圍的具體實施。盡量在一開始消滅對范圍的誤解和模糊,特別是長期在專業(yè)組中的“熟手”,往往有別出心裁的想法和理念,希望將自己的東西加到要生產(chǎn)的產(chǎn)品中。另外是項目中的“生手”,對該做的范圍認(rèn)知能力弱,需要不斷地加以監(jiān)督和調(diào)整,才能全面完成賦予的各項任務(wù)。針對可能會出現(xiàn)的情況,依托組織文化,不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí),建立優(yōu)秀員工的“看板樣式”,增強(qiáng)責(zé)任感。并將優(yōu)秀員工的做法“模版化”,推廣到整個項目組進(jìn)行“基因”培養(yǎng)。

讓每個項目參與者明白什么是額外的事情,同時負(fù)責(zé)任地完成范圍確立的任務(wù)。明白每個人的工作界面及接口,主動溝通,便于及時匯總工作情況,通過和客戶溝通,引導(dǎo)和進(jìn)一步確認(rèn)客戶的要求和愿望,盡量減少糾正和更正帶來的時間、資源的浪費(fèi)。盡力避免制定不必要的范圍清單,降低客戶要求不高的任務(wù)程序,盡可能減少人員和開支。

最后要鞏固這種范圍實施的“模版化”,將項目中出現(xiàn)的對范圍理解問題及時進(jìn)行檢查,確立溝通習(xí)慣和流程,在項目組中及時有效的進(jìn)行探討和更正,明確學(xué)習(xí)的作用,進(jìn)行持續(xù)地改進(jìn)。對有創(chuàng)新思維的東西,可以通過專題講座的方式,積極加以抒發(fā),確實有益的可以通報相關(guān)職能經(jīng)理或者更大范圍加以研究、重視。

項目經(jīng)理的職業(yè)生涯來自于以往項目運(yùn)作結(jié)果的積累和有益的嘗試,而每一次的成功都是建立在企業(yè)或者實體的文化基礎(chǔ)上。企業(yè)和項目,以及個人是項目影響的,這不僅使項目成員受益,而且作用到企業(yè)或者實體上,通過持續(xù)的改進(jìn)而“瘦身”,增強(qiáng)了其生存和發(fā)展能力。要讓項目成員理解學(xué)習(xí)及持續(xù)改進(jìn)的重要性,每個人的職業(yè)競爭力都會在每一次范圍完成中提升,從而形成優(yōu)秀的項目團(tuán)隊,獲取企業(yè)或者實體給予的榮譽(yù)和獎勵。

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