如何讓會議更高效？
發(fā)布時(shí)間：2022/2/15 10:36:00
規(guī)模越大的公司，會議越多。職位越高的人大部分工作時(shí)間都是在開會中度過，甚至是開會開到?jīng)]時(shí)間工作。但這并不意味著開會是有價(jià)值的。
如果開會不能產(chǎn)生價(jià)值，它就沒有意義， 我稱之為“虛假繁忙”。
導(dǎo)讀：很多公司，特別是規(guī)模越大的公司，會議越多。職位越高的人大部分工作時(shí)間都是在開會中度過，甚至是開會開到?jīng)]時(shí)間工作。但這并不意味著開會是有價(jià)值的，如果開會不能產(chǎn)生價(jià)值，它就沒有意義， 我稱之為“虛假繁忙”。本文為大家簡單介紹如何開一個高效的工作會議。
1、會議必須解決問題。
一定要明確，會議不是拿來討論問題的，會議必須拿來解決問題。
如果你有了解決方案，希望大家表達(dá)意見可以開，方案確定以后要通知大家也可以開，除此之外不需要開會。開會是達(dá)成共識，而不是討論問題，因?yàn)殚_會討論問題不會有結(jié)果。
因此，會議必須要有一個很明確的主題，而且所有圍繞這個主題的資料要提前準(zhǔn)備，沒有準(zhǔn)備的會議就不要開，這是一個非常明確的要求。
如果這個方法論不做好的話，公司的整個效率都會低下。會議的工作方法決定公司兩件事情，一個是效率，一個是品質(zhì)。工作效率和工作品質(zhì)就由會議方法論決定，一定不要小看這個會議的方法論。
2、會議由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人主持。
開會誰來做主持人？一般來說解決問題的負(fù)責(zé)人來做主持人，因?yàn)橹挥兴艜氡M辦法讓這個會議有結(jié)果。如果不是對這個問題負(fù)責(zé)的人來主持，他就按流程把會議主持完，但是他絕對不關(guān)心會議的結(jié)果。這在方法論上是一個極大的錯誤。
很多公司開會很喜歡讓老板來主持，我建議除了戰(zhàn)略會之外，老板都不要主持，因?yàn)橹挥袘?zhàn)略會是老板的責(zé)任，其他會都是別人的責(zé)任，應(yīng)該讓別人去做。比如說產(chǎn)品會、經(jīng)營會，其實(shí)都不需要老板主持，就應(yīng)該是那個主負(fù)責(zé)人去主持。
3、明確4個時(shí)間。
會議的所有時(shí)間要約定下來，這包括4個時(shí)間：
● 開始和結(jié)束的時(shí)間。
● 發(fā)言的時(shí)間。
● 與會者決議達(dá)成共識的時(shí)間。
● 行動方案確認(rèn)的時(shí)間。
我最怕大家開工作會議就是只出一個決定，這樣遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，一定要把行動方案也確定下來，就是做什么不做什么，都要確定下來。
還有一個特別請大家注意的，日常工作中，一個有效的會議最長就是40分鐘。
很多公司最喜歡開的都是幾個小時(shí)的會，什么時(shí)候開那么長的會議，一個是戰(zhàn)略會議，戰(zhàn)略會議一般會封閉兩三天，另一個就是半年度會議或者是年度會議。除此之外，日常會議都不要超過40分鐘。
為什么要這么短？
兩個原因，第一個原因就是來開會的人基本上都在重要崗位，開得越長，公司的成本越高。第二個原因就是解決問題的會議跟時(shí)間長度沒關(guān)系，跟前期準(zhǔn)備有關(guān)系。前期準(zhǔn)備得越充分，會議效率就會越高，所以日常會議一定要短。
4、開會的核心是談行動方案。
開會的目的是要解決具體問題。因此，開會的核心主要是談行動方案，不是談觀點(diǎn)，也不是談問題。
我們在管理工作中遇到最大的問題是，大家陷在問題里。如果你仔細(xì)觀察，會發(fā)現(xiàn)很多公司的會議都是問題導(dǎo)向的——只要有問題，就召開會議，也正因?yàn)槿绱耍髽I(yè)內(nèi)部的會議非常多，另外，問題層出不窮。
正確的做法是，會議是行動方案導(dǎo)向的，也就是有問題不需要開會，而是明確行動方案才開會。有解決方案希望大家表達(dá)意見可以開，方案確定以后要通知大家也可以開，除此之外不需要開會，所有對問題的討論都在會后做。
開會是達(dá)成共識，而不是討論問題。因?yàn)橛懻搯栴}的會議往往很難達(dá)成共識，同時(shí)會耗費(fèi)時(shí)間，需要多人參與，這對解決問題而言，不是最好的解決方式。
要知道，理解和判斷問題應(yīng)該是回到問題發(fā)生地，而不是在會議室。所以會議對于問題而言，不是最好的解決路徑。
5、會議要得出結(jié)論。
會議開完了，一定要下結(jié)論。如果議而不決，甚至經(jīng)常無法把會議進(jìn)行下去，經(jīng)常跑題，經(jīng)常爭論并堅(jiān)持各自的見解，恐怕就無法進(jìn)行有效的決策了。我建議大家調(diào)整成這個樣子：日常會議開完，大家都清楚要做什么，然后就去做了。