國際工程的合同管理方法探討

摘要：國際工程的合同管理從簽訂合同開始、經(jīng)歷保證體系建立、合同實(shí)施過程管理、變更管理,到索賠管理各個(gè)階段,從工程發(fā)包開始直至竣工、質(zhì)保期滿為止,貫穿于整個(gè)工程。文章探討了各個(gè)階段的合同管理方法。
關(guān)鍵詞：國際工程;合同管理;索賠
　　為了全面實(shí)施“走出去”發(fā)展戰(zhàn)略,中國的工程公司紛紛到國外承攬工程項(xiàng)目,由于我們不能及時(shí)適應(yīng)國際市場規(guī)則,特別是對合同條款的認(rèn)識和和經(jīng)驗(yàn)不足,將造成中國工程公司喪失大量參與國際競爭的機(jī)會。同時(shí),中國公司認(rèn)識不到遵守合同的重要性,簽訂合同后造成巨大經(jīng)濟(jì)損失。這里,對國際工程的合同管理方式做以探討。
1、正確簽訂國際工程合同
　　簽訂合同是國際工程的合同管理的第一個(gè)環(huán)節(jié),也是最重要的環(huán)節(jié),合同雙方的權(quán)利和義務(wù)都在合同中體現(xiàn),項(xiàng)目管理的以質(zhì)量管理、進(jìn)度管理、費(fèi)用管理為核心的目標(biāo)管理,以及以采購管理、人力資源管理、溝通管理組成的資源管理,以及以集成管理、范圍管理、風(fēng)險(xiǎn)管理組成的綜合管理在合同中都有明確的界定,項(xiàng)目合同是項(xiàng)目實(shí)施的依據(jù)和基礎(chǔ)。
　　我國由于市場經(jīng)濟(jì)不夠發(fā)達(dá),長期以來人際關(guān)系、人情觀念代替了法制,在工程建設(shè)行業(yè)也沒有樹立合同的權(quán)威性。建立以合同管理為核心的國際項(xiàng)目管理體系,是提高工程項(xiàng)目管理水平的必由之路。我們應(yīng)該注重對合同體系的研究,建立符合中國實(shí)際的工程合同管理體系。
　　由于工程合同的復(fù)雜性,普通市場人員對工程項(xiàng)目的技術(shù)、經(jīng)濟(jì)和法律并不清楚,因此,在簽訂前,應(yīng)該由工程、經(jīng)濟(jì)和法律方面的專門人員對有效語言文本進(jìn)行評審對合同的質(zhì)量、進(jìn)度、費(fèi)用風(fēng)險(xiǎn)做到事前預(yù)控,盡可能有效地防范和控制施工合同的風(fēng)險(xiǎn)。
　　這里需要說的是簽訂國際工程合同不僅僅只有FIDIC條款,每個(gè)國家都有本國的合同文本,簽訂前須仔細(xì)閱讀具體的合同條款。
　　比如,利比亞簽訂國際承包合同時(shí),使用的利比亞本國條款,并用阿語解釋。
2、建立合同實(shí)施的保證體系
　　建立合同實(shí)施的保證體系,是為了保證合同實(shí)施過程中的日常事務(wù)性工作有序地進(jìn)行,使工程項(xiàng)目的全部合同事件處于受控狀態(tài),以保證合同目標(biāo)的實(shí)現(xiàn),對于任何一份合同,都必須提出明確的質(zhì)量要求、進(jìn)度要求及工程款和支付辦法,這就是提出工程的目標(biāo)。
1）做好合同交底,實(shí)行目標(biāo)管理
　　合同簽訂后,具體的執(zhí)行者是項(xiàng)目各管理人員,每人需認(rèn)真學(xué)習(xí)合同各條款,對合同進(jìn)行分解、分析。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、分管合同負(fù)責(zé)人要向各管理人員進(jìn)行“合同交底”,對合同的主要內(nèi)容及存在的風(fēng)險(xiǎn)做出解釋和說明,實(shí)行目標(biāo)管理。使大家熟悉合同中的主要內(nèi)容、各種規(guī)定及要求、管理程序,了解自己的合同責(zé)任、工作范圍以及法律責(zé)任,確保在執(zhí)行合同時(shí)不出或少出偏差。
　　中國某公司在北非某國簽訂工程合同后放到了檔案室,項(xiàng)目經(jīng)理和施工隊(duì)伍到達(dá)現(xiàn)場時(shí)竟沒見到有效的合同文本,使設(shè)計(jì)發(fā)生重大不符。
2）建立規(guī)范的合同管理的工作程序和報(bào)告、行文制度
在工程實(shí)施過程中,合同管理的日常事務(wù)性工作繁多,要協(xié)調(diào)好各方面關(guān)系,使合同的實(shí)施工作程序化、制度化、規(guī)范化。業(yè)主和施工、監(jiān)理、供應(yīng)商之間的溝通都以書面形式進(jìn)行,并以書面形式為最終依據(jù)。
3）建立文檔系統(tǒng)
　　項(xiàng)目上設(shè)有專職的合同管理人員。合同管理人員負(fù)責(zé)各種合同資料和相關(guān)的工程資料的收集、整理和保存。這些工作非常繁瑣,需要花費(fèi)大量的時(shí)間和精力。工程的原始資料都是在合同實(shí)施的過程中產(chǎn)生的,建立這文檔與對這些文檔進(jìn)行管理對日后工程的索賠與反索賠有著非常重要的意義。
3、加強(qiáng)合同實(shí)施過程管理
　　合同實(shí)施管理是合同實(shí)施過程中對合同實(shí)行管理的重要環(huán)節(jié)。
1）對工程目標(biāo)進(jìn)行強(qiáng)有力的控制、跟蹤和監(jiān)督
　　工程實(shí)施控制的目標(biāo)主要圍繞質(zhì)量、安全、進(jìn)度和成本費(fèi)用,管理這些目標(biāo)就是為了保證工程實(shí)施按預(yù)定的計(jì)劃進(jìn)行,順利地實(shí)現(xiàn)預(yù)定的目標(biāo)。同時(shí)、由于實(shí)際情況千變?nèi)f化,導(dǎo)致合同實(shí)施與預(yù)定目標(biāo)發(fā)生偏離這就需要對合同實(shí)施進(jìn)行跟蹤,不斷找出偏差,調(diào)整合同實(shí)施。
2）對合同實(shí)施過程加強(qiáng)信息管理項(xiàng)目經(jīng)理博客
　　信息化管理是給工程合同管理提供了一種先進(jìn)的管理手段,必須從三方面著手:一是明確信息流通的路徑,避免無效信息和信息交流的混亂;二是建立項(xiàng)目計(jì)算機(jī)信息管理系統(tǒng),對有關(guān)信息進(jìn)行鏈接,做到資源共享,加快信息的流速,降低項(xiàng)目管理費(fèi)用,提高效率;三是加強(qiáng)業(yè)主、總承包、監(jiān)理、分包商等的信息管理,對信息發(fā)出的內(nèi)容和時(shí)間有對方的簽字,對對方信息的流入進(jìn)行及時(shí)處理。
4、合同變更管理
　　合同內(nèi)容的頻繁變更是工程合同的特點(diǎn)之一,這是由工程建設(shè)的多變、不確定性決定的,也與相關(guān)合同的變化引起一系列合同變化有關(guān)。合同變更常伴隨著合同價(jià)格的調(diào)整,是合同雙方利益的焦點(diǎn),因此,合理確定并及時(shí)處理好變更,既可以減少不必要的糾紛,保證合同的順利實(shí)施,又有利于業(yè)主對工程的總體控制。
　　合同變更是索賠的重要依據(jù),因此對合同變更的處理要迅速、全面、系統(tǒng)。合同變更指令應(yīng)立即在工程實(shí)施中貫徹并體現(xiàn)出來。在合同變更中,量最大、最頻繁的是工程變更,它在工程索賠中所占的份額也最大。對工程變更的責(zé)任分析是工程變更起因與工程變更問題處理,是確定索賠與反索賠的重要的直接的依據(jù)。
　　在合同實(shí)施過程中,并不是所有的變更都可以作為合同變更的。只有滿足合同變更要求的變更才是合同變更,這在合同中有明確規(guī)定。
5、合同實(shí)施的索賠與反索賠管理
　　在制定合同時(shí),要明確可能引起工期、費(fèi)用索賠的成立條件,要將雙方在洽談中的的招投標(biāo)文件、詢標(biāo)記錄、承包商的承諾函等都訂入承包合同中。
在處理索賠時(shí),要按合同原則,公平對待各方利益,分析索賠成立的依據(jù),要注意客觀性、合法性和合理性。
　　總之,合同管理從工程發(fā)包開始直至竣工、質(zhì)保期滿為止,貫穿于整個(gè)工程。它既是項(xiàng)目實(shí)施的有力保證,也是工程項(xiàng)目管理的核心。又是項(xiàng)目管理水平的綜合體現(xiàn),在發(fā)達(dá)國家和地區(qū),對工程合同的具體管理任務(wù)一般由工程師即專業(yè)人士完成。中國公司走出國門任重而道遠(yuǎn)。(資料來源：項(xiàng)目管理者聯(lián)盟)